Auteur: Willemijn van den Berg
Deze bijdrage richt zich op accountants in de uitoefening van niet-wettelijke taken. Hierbij moet men onder meer denken aan het samenstellen van financiële informatie en het adviseren en bijstaan van (MKB) ondernemers. Uit de praktijk en de jurisprudentie (van zowel de civiele rechter als de tuchtrechter) zijn in dit kader een aantal lessen te trekken voor de MKB accountant. Het lijken misschien open deuren, maar in de praktijk is te zien dat het op deze punten vaak misgaat.
Bij controle- en samenstellingsopdrachten is het verplicht om de opdracht schriftelijk vast te leggen. In die gevallen gebeurt dat dan ook altijd wel. Waar het echter regelmatig misgaat, is bij de kleine, informele adviesopdrachten. De DGA belt met een adviesvraag. Of een ondernemer vraagt per mail of de accountant mee kan gaan naar de bank om de cijfers toe te lichten in het kader van de financiering. De praktijk leert dat de accountant in dat soort gevallen niet altijd de tijd neemt om schriftelijk vast te leggen wat hij voor de cliënt gaat doen (en wat niet). Als vervolgens een geschil ontstaat over de omvang van de opdracht, komt die onduidelijkheid doorgaans voor risico van de accountant. Ook is het (zonder een schriftelijke opdrachtbevestiging) vaak moeilijker voor de accountant om met succes een beroep op zijn algemene voorwaarden te doen.
Het bovenstaande betekent niet dat voor iedere kleine opdracht een omvangrijke opdrachtbevestiging hoeft te worden gestuurd. Een mailtje, waarin duidelijk wordt aangegeven wat de accountant voor wie gaat doen, met daarin de nodige voorbehouden (indien van toepassing) is meestal voldoende. Maar dan moet de voettekst van de e-mail wel een correcte verwijzing (met link) naar de algemene voorwaarden van de accountant bevatten.
Opgemerkt wordt dat NV COS 4410 (Samenstellingsopdrachten) en NV COS 5500N (Transactiegerelateerde adviesdiensten) door de (tucht)rechter doorgaans ruim worden geïnterpreteerd en dat deze standaarden dus al snel van toepassing zijn. In dat geval is een schriftelijke vastlegging van de opdracht niet alleen wenselijk, maar ook verplicht. De accountant dient zich dus vooraf goed de vraag te stellen om wat voor soort opdracht het gaat, en of die opdracht onder één van de standaarden valt.
Accountants dienen zich te houden aan de fundamentele beginselen (professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid). De Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (‘VGBA’) bepaalt dat de accountant omstandigheden die een bedreiging kunnen zijn voor het naleven van de fundamentele beginselen moet signaleren en (kort gezegd) toereikende maatregelen moet nemen om de bedreiging weg te nemen (art. 21 lid 1 VGBA). De accountant legt de bedreiging, de toegepaste maatregel en de conclusie vast (art. 21 lid 3 VGBA).
De ervaring leert dat accountants niet altijd voldoende voelsprieten hebben ontwikkeld voor het identificeren van bedreigingen, dan wel dat ze hun onderbuikgevoel negeren in hun wens om servicegericht te zijn. Als er dan een geschil ontstaat, blijken er geen zichtbare maatregelen te zijn genomen en zijn de overwegingen niet vastgelegd. Het is dus zaak hier scherp op te zijn en bij twijfel intern te overleggen.
Veel voorkomende situaties waarin sprake is (of kan zijn) van een bedreiging, en waarin dus op z’n minst een (vastgelegde) afweging dient plaats te vinden, zijn:
Ook bij het afgeven van een samenstellingsverklaring kan er sprake zijn van een zorgplicht van de samenstellend accountant jegens derden (dus jegens andere partijen dan de klant). Als een accountant er rekening mee moet houden dat een derde (bijvoorbeeld een koper van de onderneming waarvan de accountant de jaarrekening heeft samengesteld) zijn gedrag mede door de samenstellingsverklaring laat bepalen, kan het nalaten maatregelen te treffen om te voorkomen dat die derde daar ten onrechte of een onjuiste betekenis aan toekent, ertoe leiden dat de accountant jegens die derde een zorgplicht heeft geschonden en aansprakelijk is voor de daardoor geleden schade. Let dus op als je weet dat je samenstellingsverklaring een rol speelt voor derden en bekijk of er in die situatie maatregelen moeten worden getroffen.
Bij samenstellingsopdrachten is het deponeren van de jaarrekening vaak onderdeel van de opdracht van de accountant. Het tijdig deponeren van de jaarrekening is primair de verantwoordelijkheid van het bestuur van de onderneming. Als de accountant zich er echter toe verbindt de jaarrekening te deponeren, kan hij onder omstandigheden ook verantwoordelijk worden gehouden voor tijdige deponering. Deponeert de accountant te laat, en vloeit daar bloed uit voort, dan kan de accountant aansprakelijk zijn.
Als een accountant dus het deponeren van de jaarrekening als service voor de klant wil verzorgen, zijn de volgende zaken van belang:
Waakzaamheid is geboden als de accountant betrokken is bij (de goedkeuring van) dividendbesluiten. Ook al ligt de verantwoordelijkheid voor de uitkeringstest van art. 2:216 lid 2 BW primair bij het bestuur, de betrokken accountant dient wel te wijzen op de noodzaak van de uitkeringstest en op de aansprakelijkheidsrisico’s voor het bestuur. Dit geldt te meer als de onderneming zich in zwaar weer bevindt. De accountant moet dan ook oppassen om in een dergelijk geval te adviseren een rekening-courant vordering op de moeder te verlagen door middel van (verrekening met) een dividenduitkering.
Het is heel gemakkelijk (en goedkoop) om een tuchtklacht tegen een accountant in te dienen en de Accountantskamer is notoir kritisch. Het is echter goed om in het achterhoofd te houden dat een tuchtrechtelijke veroordeling niet automatisch leidt tot civielrechtelijke aansprakelijkheid. Ten eerste zal de civiele rechter zelf oordelen of er sprake is van een schending van een zorgvuldigheidsnorm. Als de rechter afwijkt van het oordeel van de tuchtrechter, moet hij zijn oordeel echter wel nader motiveren. Op dit punt staat de accountant dus één-nul achter bij een tuchtrechtelijke veroordeling, maar het komt zeker voor dat de civiele rechter tot een afwijkend oordeel komt.
Daarnaast dient er (naast de schending van een zorgvuldigheidsnorm) ook nog sprake te zijn van schade en causaal verband. Die ontbreken in beroepsaansprakelijkheidszaken vaak.
