Privacyverklaring

In het kader van de dienstverlening van Lennox Litigation B.V. (“Lennox”) worden persoonsgegevens verwerkt. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert Lennox als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679
(“AVG”). De contactgegevens van Lennox treft u hieronder aan:

Lennox Litigation B.V.
Paulus Potterstraat 40H
1071 DB Amsterdam

020 – 247 4400
info@lennox.nl

Welke persoonsgegevens verwerkt Lennox?

Cliënten
Lennox kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door cliënt verstrekt;
Overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) en waar relevant: kenteken, zoals door cliënt verstrekt;
Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zoals door cliënt, een wederpartij en/of een derde verstrekt of uit openbare bron (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster) is verkregen, zie ook hierna onder “Derden”;
Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door cliënt is verstrekt;
Andere gegevens van cliënten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om aan de toepasselijke wet- of regelgeving, de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten te voldoen, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een identiteitsbewijs en het bijhouden van een oud-cliëntenlijst.

Leveranciers
Lennox kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie Lennox producten of diensten afneemt of die werkzaam zijn bij deze leveranciers verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door leverancier verstrekt;
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door leverancier verstrekt;
Gegevens met het oog op het doen van bestellingen, het inkopen van diensten; het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door leverancier verstrekt;
Andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Sollicitanten
Lennox kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten verwerken:

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals door sollicitant verstrekt;
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door sollicitant verstrekt;
Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer), zoals door sollicitant verstrekt;
Nationaliteit en geboortedatum zoals door sollicitant verstrekt;
Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief zoals door sollicitant verstrekt en waar relevant voor de openstaande vacature: de resultaten van een afgenomen competentietest;
Referenties zoals door sollicitant of referent verstrekt, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant;

Derden
Lennox verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in de dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs met wie Lennox contact heeft):

NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan Lennox bekend gemaakt;
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan Lennox bekend gemaakt;
Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
Andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten, wederpartijen of derden aan Lennox zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerkt Lennox uw persoonsgegevens?
Lennox verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
Wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de belangen van een derde;
Met uw toestemming.

Wanneer Lennox uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Lennox deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Lennox wijst u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Lennox gebruikt bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) Lennox dit doet. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen, met inbegrip van het identificeren van de cliënt en het verrichten van een conflict check om belangenverstrengeling te voorkomen (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening, het voldoen aan de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten);
voor de administratie van Lennox, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over de dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en om aan de Verordening op de advocatuur te voldoen);
om contact met u te houden en om met u te communiceren; (a, b, c: het belang om de diensten van Lennox onder de aandacht van bestaande klanten te brengen);
voor het behandelen van uw sollicitatie (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande vacature en d: toestemming indien u langer in portefeuille wenst te blijven, zie: “Hoelang bewaart Lennox uw persoonsgegevens?”);
voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen met inbegrip van de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekt Lennox uw persoonsgegevens?
Lennox verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in deze Privacyverklaring omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgt Lennox er voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. Door Lennox ingeschakelde derde partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kunt u denken aan accountants, notarissen en partijen die worden ingeschakeld voor het afgeven van een opinie of een deskundigenrapport.

Lennox kan persoonsgegevens van cliënten, leveranciers, sollicitanten en derden delen met:

Leveranciers (bijv. softwareleveranciers, deurwaarders, koeriersdiensten, vertaalbureaus, accountants etc.);
Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van de dienstverlening;
Gerechten en overheidsinstellingen;
Onze rechtsopvolger(s) ingeval Lennox wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf en tevens met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgestelde of feitelijke zakelijke transactie;
Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Ten behoeve van de dienstverlening kan Lennox persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Lennox erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen indien u meer informatie wil ontvangen over de aanwezige passende of geschikte waarborgen voor de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie of wanneer u daarvan een kopie wenst te ontvangen.

Hoelang bewaart Lennox uw persoonsgegevens?
Lennox bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteert Lennox de volgende bewaartermijnen:

De dossiers van de door Lennox behandelde zaken worden conform de Handleiding Archivering op het Advocatenkantoor van de Nederlandse Orde van Advocaten gedurende ten minste vijf jaar (en langer indien wettelijk noodzakelijk) bewaard.
De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan Lennox verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij Lennox te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij Lennox zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier.
De persoonsgegevens die in het kader van de Kantoorklachtenregeling worden verwerkt, worden uiterlijk twee jaar nadat de klacht en/of de daaruit voortvloeiende gerechtelijke procedure is afgehandeld, verwijderd.
Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in verband met de op Lennox ex artikel 52 lid 4 AWR rustende fiscale bewaarplicht.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kan Lennox de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.
Beveiliging
Lennox heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, kunt u contact opnemen via info@lennox.nl.

Uw privacyrechten
U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Lennox:

het recht om te verzoeken of Lennox persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op data-portabiliteit’).

Lennox maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met Lennox opnemen via info@lennox.nl of per post via de contactgegevens zoals aan het begin van deze Privacyverklaring vermeld.

Om te voorkomen dat Lennox informatie aan een verkeerde persoon verstrekt, kan Lennox om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel informeert Lennox u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of Lennox aan uw verzoek kan voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zal Lennox u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kan Lennox onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zal Lennox u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten
Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Lennox, dan probeert Lennox hier samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen
Lennox behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring zal steeds op de website www.lennox.nl worden geplaatst. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streeft Lennox er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren. Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 juli 2021.